Privacy & Complaints

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Le Centre communautaire du quartier de West Scarborough (WSNCC) s’engage à assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels qui nous sont fournis par nos clients, bénévoles, donateurs, membres corporatifs et membres de la communauté.

Nous respectons des règles strictes définies par la législation en matière de protection de ces informations afin que :

• Elle reste privée
• Elle est collectée et utilisée uniquement aux fins décrites
• Elle est exacte

Cela signifie que WSNCC veillera à ce que toutes les informations personnelles soient correctement collectées, utilisées uniquement aux fins pour lesquelles elles sont collectées, stockées en toute sécurité et éliminées de manière sûre et opportune lorsqu'elles ne seront plus nécessaires.

La présente politique s’applique à TOUS les moyens de communication, qu’ils soient verbaux et/ou écrits, en personne et/ou par téléphone, fax, courriels, SMS, messagerie instantanée, réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Twitter, etc.) et toute autre forme actuelle ou future de communication et de technologies de l’information.

UTILISATION DES INFORMATIONS

Avec le consentement de ses clients, WSNCC recueille, utilise et partage des renseignements personnels sur ses clients (y compris les renseignements personnels sur la santé, le cas échéant), ses donateurs et ses membres afin de :

• Fournir des programmes et des services de qualité aux clients
• Fournir des informations à d'autres personnes ou organisations avec le consentement du client (par exemple, en faisant une recommandation pour un service)
• Contacter les clients, les donateurs et les membres pour évaluer les programmes et services du WSNCC
• Réaliser des évaluations de programmes et effectuer des recherches pour comprendre les types de problèmes auxquels nos clients sont confrontés
• Contacter des personnes au sujet de nos activités de collecte de fonds et d'adhésion
• Reconnaître les contributions des donateurs
• Examiner les dossiers des clients pour assurer un service et une documentation de haute qualité.

WSNCC peut également recueillir, utiliser et partager des renseignements personnels avec le consentement de la personne concernée ou lorsque la loi l’autorise ou l’exige. WSNCC ne vend, ne loue ni ne cède ces renseignements à des tiers.

RESPECT DE LA VIE PRIVÉE DES CLIENTS

WSNCC conserve les dossiers clients sur ordinateur et sur papier, contenant notamment les informations suivantes :

• Comment contacter les clients (ex. : nom, adresse, numéro de téléphone)
• Description des clients (ex. : âge, langues parlées)
• Renseignements personnels sur la santé des clients (au besoin)
• Renseignements sur les problèmes rencontrés par les clients (au besoin)
• Description des services offerts par le WSNCC à chaque client

Seules les personnes directement impliquées dans la prestation de programmes, de services et l'encadrement au WSNCC sont autorisées à consulter le dossier d'un client. Nous avons mis en place des mesures de sécurité, des mots de passe et des politiques afin de garantir la confidentialité des informations des clients.

Il arrive que WSNCC soit tenue ou autorisée par la loi à divulguer des renseignements sur un client sans demander son consentement. Nous divulguerons des renseignements si :

• Nous pensons qu'une personne est en danger immédiat.
• Un enfant de moins de 16 ans est en danger ou a été victime de maltraitance ou de négligence.
• Nous avons reçu une assignation à comparaître.
• Nous devons nous conformer à une citation à comparaître, un mandat ou un ordre similaire.
• Nous agissons dans d'autres situations où la loi nous y autorise ou nous y oblige.

Les clients disposent de droits concernant la confidentialité de leur dossier. Les clients peuvent :

• Demander à consulter une copie de leur dossier
• Demander de l'aide pour comprendre leur dossier
• Demander la correction des erreurs ou omissions dans leur dossier
• Refuser de consentir au partage ou à l'utilisation de leurs renseignements
• Changer d'avis concernant le partage ou l'utilisation de leurs renseignements
• Demander que les politiques de confidentialité et de protection des renseignements personnels de WSNCC leur soient expliquées
• Déposer une plainte auprès du responsable de la protection des renseignements personnels de WSNCC s'ils estiment que leur vie privée n'est pas respectée.

Si les clients souhaitent consulter leur dossier ou en discuter une partie, ils peuvent s'adresser à leur membre du personnel, à un gestionnaire ou au responsable de la protection de la vie privée du WSNCC.

INFORMATIONS POUR LES DONATEURS ET LES MEMBRES

Nous recueillons les coordonnées de nos donateurs et membres (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, etc.) ainsi que des renseignements sur leur historique (historique des dons, année de première adhésion, etc.). WSNCC ne vend ni n'échange les renseignements concernant ses donateurs. Une liste des donateurs est publiée annuellement et les donateurs peuvent demeurer anonymes s'ils le souhaitent. Pour obtenir de plus amples renseignements sur nos pratiques en matière de renseignements sur les donateurs, veuillez communiquer avec la directrice générale au (416) 755-9215, poste 256.

UTILISATION D'INTERNET

WSNCC recueille deux types d'informations de base par le biais de son site Web : les « informations agrégées », qui ne permettent pas d'identifier une personne, et les « informations personnelles », qui permettent d'identifier une personne.

Informations agrégées : Lorsque vous visitez le site Web et interagissez avec lui, WSNCC et les tiers avec lesquels WSNCC a conclu un contrat pour fournir des services à WSNCC peuvent collecter des informations anonymes à partir de « cookies » ou d’autres sources automatisées.

UTILISATION DES COOKIES

Le site web de WSNCC utilise des « cookies » pour personnaliser votre expérience en ligne. Un « cookie » est un fichier texte placé sur votre disque dur par un serveur web. Les « cookies » ne peuvent pas exécuter de programmes ni transmettre de virus à votre ordinateur. Chaque « cookie » vous est attribué de manière unique et ne peut être lu que par le serveur web du domaine qui vous l’a envoyé.

L'un des principaux objectifs des « cookies » est de vous simplifier la navigation et de vous faire gagner du temps. Un « cookie » permet au serveur web de savoir que vous êtes revenu sur une page spécifique. Par exemple, si vous personnalisez les pages WSNCC ou si vous vous inscrivez sur le site ou les services WSNCC, un « cookie » permet à WSNCC de mémoriser vos informations lors de vos prochaines visites. Cela simplifie l'enregistrement de vos informations personnelles, telles que vos adresses de facturation et de livraison. Lorsque vous revenez sur le site web de WSNCC, les informations que vous avez précédemment fournies sont récupérées, ce qui vous permet d'utiliser facilement les fonctionnalités WSNCC que vous avez personnalisées.

Vous pouvez accepter ou refuser les cookies. La plupart des navigateurs Web les acceptent automatiquement, mais vous pouvez généralement modifier les paramètres de votre navigateur pour les refuser. Si vous choisissez de refuser les cookies, vous risquez de ne pas pouvoir profiter pleinement des fonctionnalités interactives du site Web de WSNCC ni d'autres sites Web affiliés que vous consultez.

SOURCES AUTOMATISÉES

Des informations relatives à votre matériel et vos logiciels informatiques sont également collectées automatiquement par WSNCC lorsque vous consultez notre site web. Ces informations peuvent inclure : votre adresse IP, le type de navigateur, les noms de domaine, les heures d’accès et les adresses des sites web de provenance. WSNCC utilise ces informations pour le fonctionnement du service, le maintien de sa qualité et l’établissement de statistiques générales concernant l’utilisation du site web de WSNCC.

Informations personnelles collectées via notre site web :

En règle générale, l'accès à notre site Web ne nécessite ni inscription ni communication de renseignements personnels. Toutefois, certaines fonctionnalités peuvent exiger la communication de ces renseignements (par exemple, l'inscription à un programme ou à un service en ligne via le site Web ou notre fournisseur de logiciel d'inscription, RecDesk). Nous ne recueillons vos renseignements personnels que lorsque vous nous les fournissez volontairement, par exemple en nous contactant par l'intermédiaire du site Web ou en vous inscrivant à nos mises à jour et annonces par courriel concernant notre organisation.

Les informations personnelles peuvent inclure vos coordonnées (telles que votre nom, adresse, code postal, numéros de téléphone et/ou adresse e-mail), ainsi que vos informations de paiement, telles que le numéro et la date d'expiration de votre carte de crédit, que nous collectons si vous souhaitez payer les frais des services auxquels vous avez accédé via le site Web à l'aide d'une carte de crédit.

WSNCC protège vos renseignements personnels contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés. WSNCC sécurise les renseignements personnels que vous fournissez sur des serveurs informatiques dans un environnement contrôlé et sécurisé, protégé contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés. Lorsque des renseignements personnels (comme un numéro de carte de crédit) sont transmis à d'autres sites Web, ils sont protégés par chiffrement, notamment par le protocole SSL (Secure Socket Layer).

WSNCC peut également utiliser vos renseignements personnels pour vous informer des autres produits ou services offerts par WSNCC et ses affiliés. WSNCC peut également vous contacter par le biais de sondages afin de recueillir votre avis sur les services actuels ou sur de nouveaux services susceptibles d'être offerts.

WSNCC peut être amené à vous contacter ponctuellement pour le compte de partenaires commerciaux externes afin de vous présenter une offre susceptible de vous intéresser. Dans ce cas, vos données personnelles (adresse électronique, nom, adresse postale, numéro de téléphone) ne sont pas communiquées à ces tiers. Par ailleurs, WSNCC peut partager des données avec des partenaires de confiance pour réaliser des analyses statistiques, vous envoyer des courriels ou du courrier postal, assurer le support client ou organiser des livraisons. Ces tiers sont tenus de respecter la confidentialité de vos données et ne peuvent les utiliser que pour fournir ces services à WSNCC.

WSNCC analyse les sites web et les pages que ses clients consultent sur sa plateforme afin de déterminer quels services sont les plus populaires. Ces données permettent de proposer des contenus et des publicités personnalisés aux clients dont le comportement indique un intérêt pour un domaine particulier.

Veuillez noter que si vous divulguez directement des informations personnelles ou des données sensibles sur les forums publics de WSNCC, ces informations peuvent être collectées et utilisées par des tiers. Remarque : WSNCC ne lit aucune de vos communications privées en ligne.

WSNCC vous encourage à consulter les politiques de confidentialité des sites web auxquels vous accédez depuis WSNCC afin de comprendre comment ces sites collectent, utilisent et partagent vos informations. WSNCC décline toute responsabilité quant aux politiques de confidentialité et au contenu des sites web extérieurs à WSNCC et à son réseau.

MODIFICATIONS APPORTÉES À CETTE DÉCLARATION

WSNCC peut occasionnellement mettre à jour la présente déclaration de confidentialité afin de tenir compte des changements législatifs, des commentaires des clients ou des améliorations apportées à ses processus. WSNCC vous encourage à consulter régulièrement cette déclaration pour vous tenir informé(e) de la manière dont WSNCC protège vos renseignements.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DES EMPLOYÉS

Les pratiques de confidentialité de WSNCC visent à fournir des informations justes et cohérentes à ses employés et à créer une attente légitime et exécutoire en matière de confidentialité.

Le WSNCC s’engage à protéger la vie privée des individus en ce qui concerne les renseignements personnels les concernant détenus par le WSNCC et leur accorde un droit d’accès à ces renseignements.

Les renseignements personnels sous le contrôle du WSNCC ne peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée :

• être utilisées par l’établissement à d’autres fins que celles pour lesquelles les renseignements ont été obtenus ou compilés par le WSNCC ou à d’autres fins compatibles avec ces fins; ou
• être divulguées par le WSNCC à d’autres fins que celles pour lesquelles les renseignements ont été obtenus ou compilés par l’établissement ou à d’autres fins compatibles avec ces fins.

Le respect de la présente politique de confidentialité est une priorité absolue. Toute violation, avérée ou potentielle, de cette politique doit être signalée à la direction générale. Tout manquement à cette politique de confidentialité de la part d'un employé pourra entraîner des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement.

COMMENT NOUS CONTACTER

Pour contacter le directeur exécutif du WSNCC :

Si vous avez des questions ou des inquiétudes concernant la collecte ou l'utilisation de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le directeur général du WSNCC au (416) 755-9215, poste 256, ou par courriel à jhood@wsncc.org.